Förberedelser inför tjänsteresan – råd till dig som reser i tjänst

Förberedelser inför tjänsteresan

Förberedelse är a och o för en smidig och trevlig tjänsteresa. Vi har listat vad du behöver tänka på innan och under din resa – så att du kan koncentrera dig på att göra ett bra jobb!

Punkter att checka av innan avresa

Pass & visum

Du bör se till att du har all viktig dokumentation under kontroll innan din tjänsteresa går av stapeln. Först och främst, kontrollera att ditt pass är giltigt och om det land du ska resa till kräver visum. Beroende på vart du reser kan ditt pass även behöva vara giltigt en viss tid efter hemkomst. För att vara på den säkra sidan rekommenderas du också att ta med en kopia av ditt pass samt två stycken foton – i fall att ditt pass mot förmodan skulle bli stulet.

Tjänstereseförsäkring & traktamente

Oavsett vilket land du ska resa till behöver du kontrollera om du har tjänstereseförsäkring och om du har rätt till traktamente. Traktamente innebär vad för typ av ersättning du kan få när du reser och/eller övernattar i tjänst. Läs även ditt företags resepolicy för att få bättre förståelse för vad du har rätt till och hur du ska förhålla dig till tjänsteresor på din arbetsplats.

Vaccination & läkemedel

Inför din tjänsteresa behöver du också hålla dig uppdaterad om vilka bestämmelser som gäller för in- och utresa i det land du ska till. På Utrikesdepartementets hemsida finner du frågor och svar gällande utlandsresor under coronapandemin. Förutom detta bör du även kontrollera ditt vaccinationsskydd mot andra sjukdomar. Kanske behöver du vaccinera dig mot någon annan sjukdom för att resa tryggt?

Äter du receptbelagda läkemedlen måste du kunna visa upp att de är för eget bruk. Detta gör du genom att ta med receptet eller läkarintyget (helst på engelska). Säkerhetsställ även om du behöver något extra intyg för just ditt läkemedel. Packa dina läkemedel i handbagaget om du ska flyga.

Viktiga telefonnummer

Ytterligare en förberedelse inför din tjänsteresa är att leta upp viktiga telefonnummer. Detta kan till exempel vara telefonnumret till ambassaden eller konsulatet i det land du ska till. Glöm heller inte att ange en ICE (In Case of Emergency) kontakt i din telefon.

Språkhjälp

Låt oss nu närma oss resmålet. Se till att vara påläst om landet och kulturen  – delvis för att visa respekt, men också för att få en mer genuin upplevelse. Om du inte pratar språket kanske du behöva någon teknisk lösning eller varför inte ha med dig en affärstolk på distans? Att ha med en tolk på resan kan vara mycket fördelaktigt vid viktiga affärsuppgörelser, men i vissa fall så går en distanstolk minst lika bra.

Välj transport och boende på tjänsteresan

Transport

Bil, buss, tåg eller flyg? Innan du bokar transportmedel, kolla igenom ditt företags resepolicy. Läs igenom vad ni har för policy kring transport och hållbarhet samt om det finns något ramavtal du ska utgå ifrån. Om möjligt, gör miljövänliga val – till exempel välj kollektivt istället för bil och åk tåg om avståndet tillåter. Kontrollera om din arbetsplats har särskilda riktlinjer eller bestämmelser kring hur många kilometer en resa kan vara innan det är acceptabelt att ta flyget.

Boende

Vilket boende ska du välja och vart ska det vara beläget? När du bokar boende, tänk då på vart du kommer att befinna dig under tjänsteresan och hur du lättast kan navigera dig till de platserna du ska besöka. Kolla upp hur det fungerar med taxi eller om du kan åka kollektivt. Dubbelkolla också vad du kan få ersättning för. Innan du bokar ditt boende, fråga ditt företag om det finns något ramavtal. Om inte välj gärna ett lokalägt boende som erbjuder bra arbetsvillkor till sina anställda.

Tänk även på vilken teknik du behöver på resande fot för att göra ett bra jobb. Hur fungerar uppkoppling för mobiltelefonen, erbjuder boendet wifi och kommer du behöva en adapter?

Kom ihåg detta på plats

Respektera platsen du befinner dig på

När du väl är på plats, se till att främja landets välmående och respektera invånarnas kultur. Visst har du läst på om landets kultur och seder innan avfärd? Ta nu med dig den kunskapen i praktiken. Till exempel kanske du bör klä dig på ett visst sätt eller ge bort en gåva till personen du ska besöka. Tänk även på språket och hur du ska tilltala människor du möter. En annan viktig aspekt är att förhålla sig till landets regler och lagar. Vissa saker som är okej i Sverige kan vara olagliga i landet du ska till och vice versa. Det som är lagligt som annars är olagligt i Sverige bör du undvika att både ifrågasätta eller ta del av. Du bör inte ifrågasätta motpartens kultur, då det kan skada er relation. Du bör heller inte ta del av traditioner på ett sätt som vore olagligt i Sverige, eftersom att du ska följa din arbetsgivares etik och moral.

Håll koll på klockan

Kom alltid i god tid till mötena. För att undvika förseningar och onödig stress kan det vara bra att planera resan från plats a till b i förväg – och ha rusningstrafik i åtanke. Välj gärna klimatsmarta färdsätt. Vad som anses vara mest klimatsmart kan variera mellan olika länder.

Gynna näringslivet

Dags för lunch eller företagsmiddag? Detta är en perfekt möjlighet att gynna näringslivet på plats! Ät gärna på lokalt ägda restauranger och stötta företag med bra arbetsvillkor och kollektivavtal. Prata gärna med dina kollegor eller personalen på ditt boende för att hitta stadens lokala delikatesser. Och om du ska ut och äta med dina kollegor, glöm då inte landets alkoholkultur. Med alkoholkultur menas uppfattningar och beteenden som delas av majoriteten av landets befolkning.

Res med sunt förnuft:

Glöm inte att packa med ditt sunda förnuft på din tjänsteresa. Med det sagt ska du se till att inte orsaka onödiga utsläpp som skadar miljön och den luftkvalité som invånarna andas in i det landet. Du ska inte ifrågasätta landets kultur eller bidra till omoraliska och kriminella handlingar, kom ihåg att det som är lagligt i Sverige inte behöver vara lagligt i landet du befinner dig i. Genom att visa respekt för landets kultur och människorna som bor där kommer du automatiskt få ett varmare välkomnande och en trevligare tjänsteresa.

Vi hoppas att dessa råd kommer hjälpa dig hålla reda på rätt dokumentation och göra miljövänliga och moraliska val innan och under din resa. Nu återstår det bara för oss att önska dig lycka till på din tjänsteresa!